¿Por qué es importante contar con un Sistema de Gestión de Archivos?

Tener documentos ordenados y evitar la pérdida de documentos de la empresa con el Sistema de Gestión de Archivos.

Toda empresa a la medida que va creciendo va acumulando gran cantidad de documentos como: facturas, órdenes de compras, boletas de pago, etc. y lo que sucede, cuanto más años tenga la empresa, va a ir contando con una mayor cantidad de documentos, al ir pasando los años se hace más complicado la organización de dicho documentos, además la empresa cuenta con documentos que son muy importantes. Este volumen de documentos lleva a que el servicio de atención de documentos es lento, se va desordenando la administración de los documentos, la documentación que solicita un área de la empresa puede llegar muy tarde porque no se pudo encontrar a tiempo el documento cual puede perjudicar al área que solicito dicho documento y hasta puede suceder que se perdieron documentos importantes para la empresa. La entrega de un documento después de tiempo o la perdida de dicho documento pueden perjudicar muy seriamente a la empresa.

Surge la interrogante: ¿cómo almacenar estos documentos permitiéndome ubicarlos de manera rápida y sencilla?

La solución a esta interrogante la brinda el Sistema de Gestión de Archivos (SGA), nuestro sistema permite registrar la ubicación de cada documento de acuerdo a un sistema de posicionamiento que indica el almacén o contenedor, el anaquel, la fila del anaquel y la columna del anaquel; este sistema de posicionamiento permite ubicar un documento de manera rápida y sencilla, con ello tendría un sistema que ordene y organiza sus archivos.

El sistema de Gestión de Archivos permite facilitar los registros de solicitudes que tengan los interesados en solicitar un documento de pedidos de préstamos las cuales pueden ser atendidas automáticamente, nuestro sistema cuanta con un aplicativo web el cual permite que el solicitante pueda hacer su pedido vía correo electrónico y este correo es recibido por el administrador de documentos para que atienda la solicitud, además genera reportes indicando los préstamos realizados, las ubicaciones de los documentos, los documentos que caducaron y necesitan ser eliminados, los costos que genera el almacenamiento de los documentos y los costos que generan los préstamos de los documentos entre otros reportes que pueden ser personalizados.

También podrá contar con el seguimiento de los documentos como a quien se le ha entregado que día, cuánto tiempo lo tiene y cuando lo va devolver, con ello contara con la correcta ubicación de los documentos. Además permite capturar los datos vía PDT. Es decir permite que los operadores del almacén puedan registrarse las diversas operaciones mediante captura de código de barras y con ello se minimiza las tareas de digitalización.

El Sistema de Gestión de Archivos les permitirá contar con una herramienta robusta y ágil para mejorar y/o corregir sus prácticas de documentación de archivos, con ello tendrá sus documentos ordenandos, y conocerá la correcta ubicación de dichos documentos y además tendrá una debida atención para los solicitantes de documentos, además permite la gestión integral de multi empresa.

SoftBrilliance les brinda el Sistema de Gestión de Archivos, un buen producto robusto y ágil como se explica líneas atrás y además le permitirá tener una mejor atención para los solicitantes de documentos, es decir tendrá un mejor servicio.

Desarrollado: por el departamento de marketing. Abril del 2010.